УСН «доходы минус расходы»: с 2026 года список затрат перестал быть закрытым

Федеральный закон № 425-ФЗ открыл перечень расходов. Но расслабляться рано: критерии ст. 252 НК РФ и запреты ст. 270 НК РФ никто не отменял.

Долгие годы упрощенцы на объекте «доходы минус расходы» жили по жёсткому правилу: учесть можно только те траты, которые перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Не нашёл нужный вид затрат в списке — всё, расход мимо кассы, даже если деньги потрачены на дело и подтверждены документами. С 1 января 2026 года этот порядок сломали. Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ добавил в пункт 1 ст. 346.16 подпункт 45, и перечень стал открытым.

Суть перемен

Раньше проблема была не в формулировках, а в самой конструкции нормы. Пункт 1 ст. 346.16 содержал закрытый список. Нет вида затрат в списке — нет расхода. Точка. Теперь появился подпункт 45: «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 настоящего Кодекса». То есть УСН в этом вопросе подтянули к правилам налога на прибыль.

Но расслабляться не стоит. Открытый перечень — не индульгенция. Критерии из ст. 252 НК РФ никто не отменял: расход должен быть экономически обоснован, документально подтверждён и направлен на получение дохода. Нет бумаг — нет расхода. Нет деловой цели — тоже нет.

Плюс остаются прямые запреты из ст. 270 НК РФ. Их открытый перечень не пробивает. И кассовый метод на УСН тоже никуда не делся: в КУДиР попадает только то, что реально оплачено.

Что раньше нельзя было учесть, а теперь можно

Вот список трат, которые до 2026 года налоговая снимала только потому, что их не было в закрытом перечне. Теперь при соблюдении ст. 252 НК РФ их можно включать в расходы:

• Представительские расходы — в пределах 4% от фонда оплаты труда (по аналогии с п. 4 ст. 264 НК РФ). Нужны договор, акт и платёжки.
• Спецоценка условий труда — если есть договор со специализированной организацией.
• Потери от брака — при наличии акта и документального подтверждения причин и стоимости.
• Экспортные пошлины — таможенные платежи теперь вписываются в затраты.
• Оплата услуг управляющей компании — если штат не дублирует её функции.
• Аптечка, кулер, вода, бытовая техника для офиса — всё, что обеспечивает нормальные условия труда.
• Выписки из ЕГРЮЛ и консультационные услуги — при наличии договора, акта и счёта.
• Услуги кадровых агентств — подбор персонала теперь в перечне.
• Подписка на периодику и базы данных — профильные издания можно списывать.
• Украденное имущество и деньги — если есть документ от уполномоченного органа. Основное средство, уже учтённое в расходах, пересчитывать не нужно.
• Подготовка документации и сборы за участие в торгах — даже если победы не было.
• Кондиционеры, увлажнители и техника в комнату приёма пищи — расходы на нормальные условия труда.
• Тестирование персонала на инфекции — если оно обязательно по закону и подтверждено документами.

Что осталось под запретом

Открытый перечень не отменяет ст. 270 НК РФ. Вот что нельзя учитывать ни при каких обстоятельствах:

• Пени и штрафы в бюджет и внебюджетные фонды — п. 2 ст. 270 НК РФ прямо запрещает.
• Дивиденды и другие суммы прибыли после налогообложения.
• Взносы в уставный капитал и вклады в имущество других организаций.
• Безвозмездно переданное имущество, работы, услуги.
• Оплата путёвок на лечение и отдых сотрудников — кроме случаев из п. 24.2 ст. 255 НК РФ.
• Материальная помощь вне системы оплаты труда — если она не привязана к трудовым показателям.
• Компенсация за задержку зарплаты и морального вреда.
• Выпуск и обслуживание зарплатных карт — п. 29 ст. 270 НК РФ.
• Корпоративы — не связаны с получением дохода.
• Безнадёжная дебиторка — кассовый метод не позволяет: реального оттока денег при списании долга нет.
• Пособие на погребение работнику — потом возмещается из Соцфонда, упрощенец фактически не несёт затрат.
• Отрицательные курсовые разницы — кассовый метод не предусматривает переоценку валютных обязательств.

Спорные категории

Есть траты, по которым пока нет ни писем Минфина, ни судебной практики по новой редакции ст. 346.16. К ним стоит подходить осторожно:

Чем грозит ошибка

Открытый перечень повышает ответственность бухгалтера. Теперь нельзя просто свериться со списком — нужно самому оценивать каждую трату по критериям ст. 252 НК РФ.

Если налоговая на проверке решит, что расход необоснован или не подтверждён, она уберёт его из базы и пересчитает налог. Дальше:

• доначисление налога по УСН;
• пени за каждый день просрочки;
• штраф по ст. 122 НК РФ — 20% от недоимки, при доказанном умысле — 40%.

Особенно осторожно со спорными категориями, по которым нет ни разъяснений, ни практики. Если сделки выглядят как созданные только ради экономии на налоге, инспекция может расценить это как необоснованную налоговую выгоду и доначислить налог без учёта таких затрат.

Как подтверждать расходы

Готового списка больше нет. Теперь под каждый спорный вид затрат лучше заранее собирать доказательства:

1. Экономическая обоснованность — умейте объяснить деловую цель: зачем бизнесу эти материалы, работы или услуги.
2. Документальное подтверждение — договор, акт, накладная, счёт, платёжный документ. Чем полнее пакет, тем ниже риск.
3. Направленность на доход — расход должен логически вести к выручке: напрямую (сырьё, аренда, коммуналка) или косвенно (юристы, обучение).
4. Переписка и внутренние приказы — тоже часть доказательной базы, если налоговая усомнится.

Частые ошибки упрощенцев

Материал носит информационный характер и не заменяет индивидуальную консультацию. При принятии решений рекомендуем опираться на актуальные редакции НК РФ и официальные разъяснения ведомств.