Аутсорсинг или штатный бухгалтер: сравниваем затраты и риски

Штатные бухгалтеры не всегда обладают достаточным уровнем компетенций, чтобы минимизировать налоговые риски или эффективно использовать отраслевые льготы. Если такой сотрудник увольняется, компании может потребоваться значительное время для поиска и адаптации нового специалиста. Кроме того, услуги опытных бухгалтеров на рынке труда оцениваются достаточно высоко, а постоянные изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, а также развитие цифровых технологий требуют регулярного обучения персонала. В итоге компании вынуждены постоянно инвестировать в повышение квалификации своих сотрудников, чтобы избежать штрафов за ошибки в отчетности и успешно проходить аудиторские проверки.

Организации, предоставляющие бухгалтерские услуги на аутсорсинге, решают проблему нехватки квалифицированного персонала. Аутсорсеры формируют команды специалистов с необходимым опытом, избавляя клиентов от необходимости искать редких профессионалов на рынке труда. Крупные провайдеры регулярно обучают своих сотрудников и обновляют их сертификаты, чтобы соответствовать актуальным требованиям. Кроме того, аутсорсинговые компании оперативно предоставляют дополнительные ресурсы для решения задач, с которыми не справляется внутренний отдел. Например, они могут помочь с проверкой кадровой документации компании, вошедшей в холдинг, или оформить большой объем уведомлений по трансфертным сделкам. При этом работа ведется при поддержке юристов и методологов, которые следят за изменениями в законодательстве и обеспечивают соответствие всем нормативным требованиям.

Создание собственного бухгалтерского отдела в компании связано с существенными финансовыми затратами. Помимо заработной платы специалиста и обязательных отчислений в Социальный Фонд России и ФФОМС, руководству необходимо обеспечить сотрудников техникой и оборудовать рабочие места в соответствии с требованиями охраны труда. Согласно нашим расчетам, планируемые расходы на штатного бухгалтера следует увеличить на 40% за счет косвенных затрат, таких как приобретение лицензионного программного обеспечения, антивирусных систем, ИТ-поддержки, а также обслуживание офиса.

Наем удаленных сотрудников позволяет частично сократить накладные расходы, однако по законодательству компания обязана предоставить служебную технику или компенсировать износ личного оборудования сотрудника. Кроме того, необходимо приобретать лицензии, оплачивать электроэнергию, аренду серверов и дата-центров для размещения сетевого оборудования.

Передача бухгалтерских функций на аутсорсинг позволяет компании получить доступ к высококвалифицированным специалистам без необходимости организации их рабочих мест. Все обязанности по обеспечению техникой, программным обеспечением и созданию комфортных условий труда берет на себя провайдер, что значительно снижает дополнительные расходы для компании.

Если штатный бухгалтер допускает ошибку — например, вносит некорректные данные, пропускает сроки сдачи отчетности или переводит средства ненадежному контрагенту, — компании приходится самостоятельно справляться с последствиями. Это может включать штрафы, санкции со стороны контролирующих органов или отказ в возмещении НДС.

Крупные аутсорсинговые компании, как правило, страхуют свою профессиональную ответственность. В договоре на оказание услуг четко прописываются права и обязанности сторон, а также условие, согласно которому провайдер обязуется компенсировать все штрафы и санкции, наложенные на клиента контролирующими органами, если ошибки возникли по вине его сотрудников. Это обеспечивает дополнительную защиту для компании-заказчика и снижает финансовые риски.

Долгое время компании предпочитали создавать собственные бухгалтерские отделы, опасаясь утечки конфиденциальной информации. Однако с ростом числа удаленных сотрудников бизнес столкнулся с новыми вызовами в области информационной безопасности. Многие организации не имеют достаточных механизмов контроля за соблюдением конфиденциальности, а уровень защиты их систем и сетей оставляет желать лучшего. Руководству приходится увеличивать инвестиции в безопасность ИТ-инфраструктуры: расширять парк серверов, внедрять специализированное программное обеспечение и усиливать защиту данных.

В таких условиях клиенты аутсорсинговых компаний могут делегировать часть задач по обеспечению информационной безопасности провайдеру. Аутсорсеры берут на себя ответственность за работоспособность серверов, защиту от вирусов и DDoS-атак, а также соответствие стандартам информационной безопасности. Например, наша компания имеет сертификацию ISO 27001, что подтверждает соблюдение международных норм в этой области. При заключении договора стороны подписывают NDA (соглашение о неразглашении), а провайдер внедряет комплекс мер для защиты данных клиентов.

К примеру, данные наших клиентов хранятся в централизованной системе, доступ к которой ограничен только командами, работающими с конкретным заказчиком. Каждый сотрудник при трудоустройстве подписывает соглашение о конфиденциальности, а доступ к персональным данным осуществляется через виртуальную машину, которая исключает возможность заражения вирусами или копирования информации. Все действия, связанные с использованием копирующих инструментов, контролируются ИТ-отделом, а работа с оригиналами и копиями документов строго регламентирована в рамках договора с клиентом.

Выбор аутсорсинговой компании — это долгосрочное решение, и для минимизации рисков важно уделить внимание нескольким ключевым аспектам при заключении договора:

1. Полный перечень услуг и прозрачность ценообразования
В договоре должен быть четко указан полный список услуг, включенных в стоимость, а также перечень дополнительных опций, которые предоставляются за отдельную плату. Некоторые провайдеры могут предлагать низкую начальную цену, чтобы привлечь клиентов, но в дальнейшем увеличивать стоимость за счет услуг, не учтенных в первоначальном соглашении. Чтобы избежать таких ситуаций, важно заранее уточнить все детали.

2. Регламенты и правила оказания услуг
Договор должен содержать подробное описание процессов и регламентов оказания услуг. Это позволит клиенту понимать, как именно будут выполняться работы, какие меры принимаются для защиты данных и как обеспечивается конфиденциальность информации.

3. Страхование ответственности и финансовые гарантии
Не рекомендуется сотрудничать с провайдерами, которые не имеют полиса страхования профессиональной ответственности и не готовы брать на себя финансовые обязательства в случае ошибок или некачественного оказания услуг. Наличие таких гарантий свидетельствует о надежности аутсорсера и его готовности нести ответственность за свои действия.

Эти меры помогут снизить риски и обеспечить долгосрочное и успешное сотрудничество с аутсорсинговой компанией.